BİR YENİDEN YAPILANDIRMA TECRÜBESİ

Bir tarihte bir yerde icra etmiş olduğum şirket için etik olarak bende kalması gereken  finansal  değerlendirmeler ve bazı konular dışında, hem tipik bir yeniden yapılandırma sürecini (bu benim şu anda icra etmekte olduğum faaliyet  alanlarından biri) XYZ şirketi tarafından  bana verilmiş özel yetki ve görev çerçevesini hikayeleştirmeye çalışacağım.

Sanıyorum bu hem XYZ çalışanlarına hemde bu siteyi ziyaret edip okuyanlara bir nebze olsun katkıda bulunacaktır. 

Adımlar

 1: Durum Tespiti
Yöntem-Toplu/Yüz yüze görüşmeler, muhtelif yerlere yerleştirilen kutular vasıtasıyla personel görüşlerinin toplanması,internet ve sektördeki dostlar aracılığı ile bilgi toplama,şirketin iş ortakları ile yapılan görüşmeler, rekabetin incelenmesi ve şirketin finansal durumunun tespiti.

  Bulgular ;   
a- Komutanı ve karargahı olmayan bozguna uğramış bir ordu
b- Geleceği vadeli satarak bir yandan günü idare etmek öte yandan da geçmişin yükünü omuzlamak
c- Üçüncü şahıslarla yaşanan yoğun bir ihtilaf trafiği
d- Gerek insana  gerekse işletmeye hiçbir konuda yatırım yapılmamış olması
e- Tepe yönetimle çalışanlar, çalışanlar ile çalışanlar arasında iletişim kopukluğu ve görüş birliği eksikliği
f- Şehir efsanelerine dayanan yönetim.
g- Hiçbir konuda karar almayan insanlar topluluğu.
f- Yüksek seviyede borç
g- Bozulmuş nakit dengesi
h- Sadece factoringe dayanan finansman politikası
ı-  Faaliyetlerin kar zararını ölçemeyen bir muhasebe yapısı
j-Yabancı ortaklı bir iştirakte ortak ile uyumsuzluk ve ortağın beklentilerinden uzaklaşan bir yönetim  
k- Yanlış zamanda başlamış bütçesi planı olmayan tahmini birkaç on milyon dolarlık yatırım

 2 : Değerlendirme ve Çözüme doğru İlk adımlar

1- Şirket içindeki beşeri sermayenin değerlendirilerek komuta heyetinin ve karargahın teşkili.
2- Çalışanların motivasyonlarını yeniden tesis etmek ve şirkete olan aidiyet duygularını canlandırmak üzere personelden toplanan bilgiler ışığında
 a. Mesai saatlerinin yarım saat geri alınması.
 b. Happy Hour uygulaması
 c. Beyaz yakalı gönüllü bir grup ile müşterek fiziksel bir etkinlik (normalde mavi yakalıların iş tanımı içerisinde olan)
 d. Küçük ölçektede olsa ağırlıklı bir şekilde uzun bir süredir hiç zam yapılmayan mavi yakalı personele zam yapılması
e. Açık kapı politikası ile her kademedeki personeli dinleme ve görüşlerini alma
f. Çok sık olmasada "walk around management" yöntemi ile personel ile yakın temas.
g.Yapılan başarılı işlerden sonra gönderilen ıslak imzalı teşekkür mektupları.
h. Özel günlerde verilen çam sakızı çoban armağanı  hediyeler.
i. Sadece ve sadece maaş ödeme sisteminin en düşükten en yükseğe doğru tek seferde ödeme şeklinde değiştirilmesi ve şirket ödemelerinde önem ve önceliklerin yeniden tayini sonucu personelin çoğunluğunun maaşlarını zamanında almalarının sağlanması.
j- Kararlılık ve prensipler doğrultusunda gerek şirket çalışanlarına gerekse 3. Şahıslara karşı rüzgarla birlikte değişmeyen bir duruş sergilenmesi.

Sonuç:

Çalışanlarda  motivasyonun, inancın ve güvenin geri gelmesi,  ileriye daha umutlu bakmaları ve işlerini daha severek yapmaları. 3.Şahısların şirkete bakışlarında olumlu bir istikamete doğru değişim.

3: Master Planın Oluşturulması ve İnce ayarlar

   1- Sisteme zarar verenlerin ayıklanması.
   2- Satış ve pazarlama arasındaki birlikteliğin tesisi ve birinin ötekinin ayrılmaz parçası olduğunun uygulamalı olarak gösterilmesi. Eski usul ve bir anlamda hatıra dayanan satış yöntemi yerine sahadaki satış personeline teknoloji konusunda lojistik destek sağlayarak müşteriye sunulan teklifin müşterinin hayalinde canlandırılması. Böylece daha rahat ve etkileyici bir satış yöntemine geçiş
   3-İlk denetim uygulamaları ve muhtemel kaçak noktaların tespiti ve önlemlerinin alınması
   4- Prim sisteminin yazılı hale getirilmesi ve;
       a. Kasaya gerçek para girişine
       b. Önce kısmen sonra tamamen operasyonel kara
       c. Yaratılan gelire doğrudan katkıda bulunulmasına bağlanması.
   5- Süresi bitmiş anlaşmalar yenilenirken şartların şirket menfaatleri doğrultusunda olması konusunda önemli mesafelerin alınması.
   6- Sürmekte olan bazı anlaşmaların tekrar masaya yatırılması ve çok ciddi maddi kazanımlar elde edilmesi.

 4: Yönetim Kurulunun Desteğinin Sağlanması

   1- XYZ yönetim kuruluna 
        a-Ayrıntılı bir durum tespiti ve master plan sunumu
        b- 12 aylık nakit projeksiyonunun ortaya konması
        c-Satış ve Pazarlamanın nasıl yapılması gerektiğinin örneklerle anlatılması
        d- Beşeri ve Fiziki yatırım bütçe ve programının anlatılması
       e- Kar zarar merkezleri ve matrix çalışma yönteminin izahı

5- Uygulama :

Bu noktada önce şunu belirtmeliyim burada kategorik olarak ayırmış olduğum adımlar daha ilk 10 gün içinde durumu tespit ederken kafamda oluşmuş ve ilk uygulamaları başlatılmıştır. Bu konuda bir yönetici arkadaşın benzetmesi hayli ilginçti "Tufan Bey sen bizi hem koşturuyorsun aynı zamanda ceketimizi gömleğimizi kravatımızı velhasıl tüm kıyafetimizi değiştiriyorsun neredeyse elimiz ayağımız dolanacak"benim cevabım çok basitti "beni geçemeyen düşer"zira ben bu düşüncenin en tepeden en aşağı yerleşmezse amaca ulaşılamıyacağını çok önceleri öğrenmiştim.
    a- Pazarlama fonksiyonu bir reklam ajansı felsefesiyle farklı iş birim ve işlere hizmet üretmeye başladı.
    b- Reklam satış servisi faaliyete geçirildi.
    c- Satılan her bir hizmet için farklı vizyon ona göre plan ve taktik oluşturuldu.
    d- Her bir satılan hizmet ve/veya ürün için niteliğine göre günlük haftalık aylık yıllık hedefler oluşturuldu ve takip sistemi kuruldu.
    e- Prim sistemi tüm gelir yaratanları kapsayacak şekilde genişletildi.
    f- Kar/Zarar merkezlerine göre analiz excel ortamında kuruldu ve analizler başlatıldı.
    g-Teknolojik alt yapının yenilenmesi için yatırımın düğmesine basıldı.
    h-Günlük kasa hareketleri önem ve önceliklere göre yeniden düzenlendi.
    ı-Vadesi geçmiş ve avukata intikal etmiş ancak uzun süredir tahsil edilemeyen alacaklar için özel teşvik uygulaması başlatıldı.
    j-X Bankası ile şu konularda mutabakat sağlandı ve imzaya sunuldu 
       1- Maaşların X bankası üzerinden ödenmesi kaydıyla şirkete y miktar ödenmesi
       2- X adet POS makinası kurulması ve işlemlerden 0 komisyon verilmesi
       3- Bir adet ATM nin kurulması
       4- İç mekanlardaki yiyecek satış noktalarının renevasyonu
       5- Çalışan personele net maaşlarının 5 katına kadar bireysel kredi imkanı
       6- Şirkete x miktar kredi imkanı
       7- Kapalı otoparkın mevcut kullanıcısı ile yeni bir anlaşma yapılması ve eskiden alınan araç hakkının 4 kat artırılması ve yepyeni bir hizmet alımı düzenlemesi
    k- Yabancı ortak ile ilişkilerin tekrar normalleşmesi yönünde gelişmeler sağlanması.
    l- Taze kaynak temini için bir formül geliştirilmesi ve ilk rakamın ortaya çıkmasını sağlayarak müzakere sürecinin başlatılması

Yukarıda sayılanların dışındada bir çok konunun ele alınması, yapılması veya yapılmak üzere planlanması.

SONUÇLAR  :
   1- Gerçek ve quantum jump diye tabir ettiğimiz değişime hazır olmayan hissedar
   2- XYZ  şirketinin yeniden yapılanması sürecinin imkansız yoktur, sadece biraz vakit alır deyişinin bir kez daha doğrulanması

SÜRECİN BANA ÖĞRETTİKLERİ :

    1- Tek başımada başarabileceğim ancak kafamdaki bir ekibi kurup böyle bir süreci tek başına değil kurulan ekiple götürdüğüm takdirde başarının çok daha kısa sürede  geleceği.
    2- Patron olduklarını zannedenlerin "şirket elimden gidiyor" vehmine kapılmaları oysa gerçek patronlar, böyle bir vehme asla kapılmazlar.


BTD Stratejik Danışmanlık adına Tufan Darbaz